Retningslinjer Valgkommitéen

RETNINGSLINJER FOR VALGKOMITEEN NORSK YORKSHIRE TERRIER KLUBB

RETNINGSLINJER FOR VALGKOMITEEN I NORSK YORKSHIRE TERRIER KLUBB

Vedtatt på styremøte10.02. 2020 iht fullmakt fra årsmøtet 2018.

Valgkomiteen (VK) velges på årsmøtet og består av leder, 2 medlemmer og 1 vara. Leder har ansvaret for komiteens arbeid. Se NYTKs lover § 5-1. VKs arbeid skal skje iht NYTKs lover.

Ansvarsfordelingen mellom VK og Styret: Minst 8 uker før årsmøtet skal styret varsle medlemmene om tid og sted for årsmøtet. Varselet skal informere om hvilke verv som er på valg og for lenge, jf NYTKs lover § 3-4. Alle verv byttes ikke ut hvert år. Se på forrige valg for å finne ut hvem som skal velges dette året. Sjekk funksjonstiden i NYTKs lover.

Medlemmene får i varselet beskjed om å sende forslag til kandidater til valg på mail til VKs leder senest 4 uker før årsmøtet, jf § 3-3. Innkallingen til årsmøtet inkl stemmesedler skal deretter sendes ut senest 2 uker før årsmøtedato jf NYTKs lover § 3-3. Dette + frister hos trykkeriet kan innebære at VK har begrenset med tid til å gjøre klar listen med forslag til kandidater som skal sendes til styret. Medlemmene skal deretter sende stemmesedlene til VKs leder sin postadresse, slik at de er poststemplet eller mottatt senest 1 uke før årsmøtet. I uken før årsmøtet går VK igjennom stemmene med tanke på gyldighet, sjekker at kontingent er betalt osv jf under og tar med seg stemmer og en liste på årsmøtet.

Nærmere om VKs arbeide: Hvis innkomne forslag til kandidater fyller alle verv og kandidatene er valgbare (jf under) er det ikke nødvendig for VK å foreslå ytterligere kandidater, med mindre VK anser dette som en fordel for klubben.

Hvis det mangler kandidater til verv må VK finne kandidater og foreslå disse. VK bør avklare med styret om VKs forslag til kandidater etter styrets mening vil tilføre styret ønsket kompetanse. Målet er et velfungerende styre med rom for ulike meninger og evne til å fatte beslutninger.

Hvilke kandidater som er valgbare:

• Personer som er dømt i saker ang dyremishandling kan ikke velges
• Kandidaten må ha fylt 15 år og ha fulle medlemsrettigheter jf § 2-3 (2). Styret kan fatte vedtak som gir husstandsmedlemmer stemmerett. For å ha rett til å stå på liste til valg i innkallingen og på stemmesedler må medlemskontingent være betalt. Ved manglende betaling bør kandidaten få en skriftlig anmodning om å fremvise kvittering innen rimelig tid.
• Såfremt kandidaten etter dette er valgbar skal personen settes på listen over dem som stiller til valg, uansett hva VK eventuelt måtte mene om kandidatens egnethet.
• Hvis VK er i tvil om hvorvidt personen er valgbar bør VK overlate til årsmøtet å avgjøre om personens kandidatur skal forkastes. Årsmøtet kan i visse tilfeller foreslå inntil 2 nye kandidater på årsmøtet/som benkeforslag, § 3-4(5).
• Det er forslagsstillers ansvar å sjekke på forhånd at kandidaten ønsker å stille til valg. Hvis VK er i tvil bør kandidaten kontaktes for en avklaring.
• Det er ingen begrensninger mht hvor mange ganger en person kan ta gjenvalg.

Valg av revisor. Revisor velges på samme måte som øvrige kandidater til verv. Hvis det benyttes et revisjonsfirma trenger man ikke vararevisor. Styret informeres om ev. honorar med tanke på budsjettet.

VKs innstilling: VK skal iht lovene skrive en innstilling/anbefaling, til medlemmene som skal publiseres i innkallingen. Dette er i realiteten kun aktuelt hvis det er flere kandidater til samme verv. VK kan da avstå fra å anbefale en kandidat fremfor en annen, hvis begge fremstår som nogen lunde likeverdige. VK kan feks i stedet gi en kort presentasjon av kandidatene.

Taushetsplikt: Valgkomiteen skal ikke offentliggjøre egne eller andres forslag til kandidater før etter at fristen for medlemmene til å sende forslag har gått ut.

Reglene om forhåndsstemmer står i NYTKs lover § 3-2:

Det kan kun stemmes ved personlig fremmøte, ved forhåndsstemme eller ved fullmakt.Et medlem kan kun møte med en fullmakt.  

Forhåndsstemmer kan kun brukes på valg, ikke på saker. Stemmegivningen ved forhåndsstemming skal være hemmelig.

Stemmeseddelen for forhåndsstemmer sendes sammen med innkalling til årsmøte. Den skal opplyse om følgende: «Du kan kun sende forhåndsstemme på valg av personer til verv i NYTK, ikke på saker. Forhåndsstemmegivningen skal være hemmelig. Legg den ferdig utfylte stemmeseddelen i en blank/anonym konvolutt. Legg den blanke konvolutten i en ny konvolutt som adresseres til [dit valgkomiteen bestemmer]. For at stemmen din skal være gyldig må du også skrive navnet ditt som avsender på den ytterste konvolutten. Stemmeseddelen må være poststemplet eller levert til valgkomiteen senest en uke før årsmøtet».  

Med andre ord: VKs leder mottar konvolutter med forhåndsstemmer i posten fra medlemmer senest 1 uke før årsmøtet. DISSE SKAL IKKE ÅPNES!

VKs liste som tas med til årsmøtet: VK lager en liste med navnene på dem som har sendt inn forhåndsstemmer. Det noteres dato for mottagelse i post/ved levering. Det kontrolleres at medlemmene har betalt årskontingent innen 3-ukersfristen jf § 3-2(1). Listen over dem som har stemt og betalt/ikke betalt tas med på årsmøtet sammen med de uåpnende konvoluttene. NB: VK skal aldri selv forkaste noen stemmer. Årsmøtet avgjør gyldigheten.

På selve årsmøtet: Det sendes rundt en navneliste over alle de fremmøtte som overleveres tellekorpset. Hvis noen av de fremmøtte også har sendt forhåndsstemme får de anledning til å plukke den ut fra bunken, slik at det ikke stemmes dobbelt. Årsmøtet tar stilling til gyldigheten av forhåndsstemmer basert på informasjon fra VK om eventuelle feil ved stemmen(e). VK bør som nevnt også overlate til Årsmøtet å ta stilling til kandidaters valgbarhet ved tvil. Senere stemmer årsmøtet. Stemmene tas med av tellekorpset sammen med de uåpnede konvoluttene. De åpnes og forhåndsstemmer og årsmøtets stemmer telles. Se NYTKs lover § 3-1. Hvis det er tvil om gyldigheten av stemmer tar årsmøtet stilling til dette. Resultatet av tellingen justert for eventuelle ugyldige stemmer meddeles ordstyrer som informerer årsmøtet.