Home / Retningslinjer Valgkommitéen

Retningslinjer Valgkommitéen

RETNINGSLINJER FOR VALGKOMITEEN NORSK YORKSHIRE TERRIER KLUBB

Vedtatt på styremøte  18.09.2011

Disse retningslinjer erstatter alle tidligere retningslinjer.

Valgkomiteens arbeid skal skje iht NYTKs lover. Hvis det er noe i denne instruksen som er i strid med NYTKs lover, skal NYTKs lover gjelde.

Om valgkomiteen:

Valgkomiteen velges på årsmøtet. Den består av 4 medlemmer. Valgkomiteen velger selv sin leder og sin vararepresentant. Valgkomiteen gir styret beskjed om hvem som er leder, hvem som er styremedlemmer, og hvem som er varamedlem.

Se NYTKs lover § 13: Årsmøtet behandler valg av valgkomite med vararepresentanter.

Se NYTKs lover § 16: Valgkomiteen består av 3 medlemmer og 1 vararepresentant. Valgkomiteen velger leder innen sin midte. Valgkomiteen tar imot og skal selv fremme forslag på kandidater til de verv som skal besettes.

Valgkomiteens oppgaver – ansvarsfordelingen mellom valgkomite og styre:

Valgkomiteens ansvar er å sørge for at medlemmene i NYTK får kandidater å velge mellom til de styreverv/varaverv som skal fylles på hvert årsmøte.

Valg av revisor inngår ikke i valgkomiteens oppgave. (Dvs at forslag til revisor som skal på valg fremmes av styret og skal opplyses i innkallelsen til årsmøtet. Medlemmene kan stemme over dette – men som sagt; det er styrets oppgave å fremme forslag her).

Det er styrets oppgave å sende 8-ukers varsel til medlemmene om tid og sted for årsmøte, som skal komme frem til medlemmene innen 8 uker før årsmøtet (NYTKs lover §11).

Styret skal her be medlemmene om forslag til saker osv – som skal inn til styret innen 5 uker før årsmøtet.

Varselet skal også opplyse medlemmene om at forslag på kandidater til valgene skal komme valgkomiteen ”i hende” (dvs være poststemplet/overlevert/sendt på mail/opplyst muntlig) innen 5 uker før årsmøtedatoen.

Varselet skal videre gi beskjed til medlemmene om hvilke verv som er på valg, for hvor lenge.

Det er NYTKs regler som bestemmer hvilke verv som er på valg, og for hvor lenge.

Se § 11: ”Leder velges av årsmøtet ved særskilt valg for 2 år. Styremedlemmer velges for 2 år ad gangen og vararepresentanter for 1 år ad gangen. 2 styremedlemmer trer ut hvert år, første gang ved loddtrekning.”

Så er det også bestemt noe i § 15 om styret: ”Styret består av leder, 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer som alle velges av årsmøtet. Leder velges ved særskilt valg for 2 år av gangen, og kan gjenvelges. Styremedlemmer og vararepresentanter velges for 2 år ad gangen og kan gjenvelges, dog slik at 2 av styremedlemmene og 1 vararepresentant er på valg hvert år, første gang ved loddtrekning.”

Her er det kort sagt en ”kollisjon” mellom funksjonstiden for vararepresentanter, dvs skal de sitte i ett år (§11) eller 2 år (§15)?? Da er det naturlig å velge løsningen i § 15 (spesialbestemmelsen for styret). Dvs at varamedlemmer til styret velges for  2 år.

Som eksempel på hva varselet i 2012 bør inneholde: Årsmøtet skal velge 2 styremedlemmer og 1 varamedlem for de neste 2 år, og de som er trukket ut ved loddtrekning som dermed trer ut av sine verv er  (navn på styremedlem) og (navn på styremedlem) og (navn på varamedlem).

Dersom noen styremedlemmer skal ut ved loddtrekning skal dette skje før 8-ukersvarselet sendes ut, slik at det er klart for medlemmene hvilke styremedlemmer som stiller sine verv til disposisjon.

Så er det styrets ansvar å innkallelse til årsmøtet innen 4 uker før årsmøtet (§11). Og i denne innkallelsen skal det opplyses som egen sak hvem som stiller til valg/gjenvalg i de ”ledige” vervene.

NB: DETTE BETYR I PRAKSIS AT NYTKs REGLER GIR VALGKOMITEEN 1 BESTEMT UKE PÅ SEG TIL Å AVKLARE MED ALLE FORESLÅTTE KANDIDATER HVEM SOM VIRKELIG ØNSKER Å STILLE TIL VALG, HVILKE VERV DE ØNSKER OSV… OG SÅ SKAL VALGKOMITEEN INNEN DENNE UKEN ER OMME GI BESKJED VIDERE TIL STYRET OM HVEM SOM ETTER DETTE FAKTISK STILLER TIL VALG, SLIK AT STYRET KAN FERDIGSTILLE INNKALLELSEN.

Grunnen til at det bare er 1 uke til dette er fordi medlemmene i ”8-ukers varselet” fra styret får beskjed om at valgkomiteen skal ha forslag til kandidater innen 5 uker før årsmøtet. Og styret skal jo så sende ut innkallelse til årsmøtet med kandidater og eventuelle forhåndsstemmesedler innen 4 uker før årsmøtet.

Da er det bare 1 uke igjen ”imellom” disse tidspunktene hvor valgkomiteen skal (1) avklare alle kandidaturer og (2) gi beskjed til styret om hvem som stiller til valg i hvilke posisjoner.

Så dermed må valgkomiteen sette av denne uken i god til i forveien, og være obs på at det er i denne uken valgkomiteens arbeide skal sluttføres.

Om valgkomiteens forpliktelse til å selv fremme forslag til kandidater på valg – NYTKs lover § 16.

Valgkomiteen vil forhåpentligvis få inn flere forslag fra medlemmene innen 5-ukers fristen mht mulige kandidater på valg.

Men valgkomiteen skal uansett iht NYTKs regler selv vurdere helt selvstendig hvilke kandidater som kan bidra positivt til NYTK videre, og ta kontakt med disse. For NYTKs lover § 16 sier helt klart at ”Valgkomiteen tar i mot og skal selv fremme forslag på kandidater til de verv som skal besettes”.

Så selv om det ikke er ”pålagt” iht NYTKs lover for valgkomiteen å kontakte noen på eget initiativ før 5-ukersfristen for forslag fra medlemmene er gått ut, er det ønskelig ut fra et demokratisk synspunkt at valgkomiteen jobber pro-aktivt med å finne frem til ”egne kandidater” også i tiden før denne uken.

Valgkomiteen skal ikke offentliggjøre sine forslag til kandidater før etter at 5-ukersfristen for forslag fra medlemmene har gått ut.

Ikke-bindende anbefalinger til valgkomiteen

Valgkomiteen KAN, men står i forhold til ethvert sittende styre i NYTK helt fritt til IKKE å gjøre følgende (jf at valgkomiteen er valgt av årsmøtet):

De av styremedlemmene (inklusive leder) og varamedlemmene som skal stille sine plasser til disposisjon før neste årsmøte kan selvsagt ”ta gjenvalg” (§15). Valgkomiteens anbefaling KAN derfor også være at vedkommende tar gjenvalg.

Valgkomiteen kan kontakte styret mht å avklare med styret om valgkomiteens egne forslag til kandidater etter styrets mening vil tilføre styret ønsket kompetanse, men valgkomiteen står helt selvstendig i forhold til å fremme de kandidater valgkomiteen anser som gode kandidater til verv i NYTK, helt uavhengig av dette.

Det kan i praksis være vanskelig å finne frem til ytterligere kandidater enn de som melder seg selv/foreslås av andre/ønsker å ta gjenvalg. I så fall kan valgkomiteen vurdere å stille seg bak noen av disse som ”sin anbefaling”.

Hvis det for eksempel bare er 3 kandidater til 2 verv, bør valgkomiteen vurdere å avstå fra å anbefale en av disse og heller anbefale alle hvis valgkomiteen mener at alle de 3 er ”omtrent like gode kandidater på hvert sitt område”. Denne muligheten ligger også innenfor valgkomiteens ansvar etter NYTKs lover mht selv å foreslå forslag til kandidater for valg.

Om innkallelsen til årsmøtet – utforming avstemmesedler og gjennomføringen av valget på årsmøtet

Forhåndsstemming via innkallelsen til årsmøtet kan iht NYTKs regler kun forventes/kreves av medlemmene hvis det er alternative kandidater på valg (§ 11, siste setning). Dvs at det ikke alltid MÅ gjennomføres forhåndsstemming. Men det ideelle er selvsagt å gi alle medlemmer denne muligheten.

Forhåndsstemmer skal bare gjelde valg – aldri saker, iht NYTKs regler.

NYTKs regler krever videre kun at forhåndsstemmeløsningen skal være hemmelig. (Se § 11: ”Ved innkallelsen skal styret angi hvordan forhåndsstemmene skal innsendes for at stemmegivningen skal være hemmelig”).

Styret bestemmer dermed utformingen av stemmeseddelen for forhåndsstemmer.

Forhåndsstemmer sendes så inn av medlemmene til styrets leder innen 1 uke før årsmøtet.

For at stemmegivningen skal være hemmelig skal styrets leder ta disse med seg uåpnet (dvs ytterste konvolutt intakt) til årsmøtet, sammen med en utskrift av oppdatert medlemsliste for klubben.

Så velger årsmøtet et tellekorps.

Det sendes rundt en navneliste på årsmøtet over alle de fremmøtte. Denne listen overleveres tellekorpset.

Hvis det er noen av de fremmøtte medlemmene som også har sendt forhåndsstemme, må de gis anledning/oppfordring til å si i fra, slik at deres stemmer ikke ”teller dobbelt”.

Så stemmer årsmøtet over personvalg til ledige verv – gjerne skriftlig (anonymt).

Så trekker tellekorpset seg tilbake med resultatene av stemmene fra de fremmøtte, og forhåndsstemmene (konvoluttene).

Og så meddeles resultatet til årsmøtets valgte ordstyrer, som annonserer dette.

Mht stemmerett på årsmøtet:
Alle medlemmer av NYTK har iht NYTKs regler stemmerett – uavhenging av alder. Også husstandsmedlemmer har stemmerett. Det eneste vilkåret er at kontingent er betalt for det året årsmøtet avholdes.

Det kan iht reglene stemmes ved forhåndsstemme, eller personlig oppmøte. De som har sendt forhåndsstemme og deretter møter personlig skal trekke sin forhåndsstemme tilbake. Tellekorpset gir da vedkommende ”sin konvolutt” tilbake.

Muligheten til å stemme vhja fullmakt (gjelder både ved stemme på valg og på saker) er begrenset. Det er bare avdelingsrepresentanter som kan møte med fullmakt, og da med maksimalt en fullmakt.

 

 

Legg igjen en kommentar