Innkallelse årsmøte NYTK 19.04.15

Innkalling til årsmøte 2015  i Norsk Yorkshire Terrier Klubb.
Sted: Karenlyst allè 10 Oslo Søndag 19 april kl 12:00

 Velkommen til årsmøte i NYTK! Alle medlemmer som har betalt kontingent for 2015 har møte og stemmerett på årsmøtet. Det kan stemomes enten ved personlig fremmøte eller ved forhåndsstemme. Forhåndsstemme kan bare benyttes på valg av personer til verv, ikke til å stemme på saker. Det er kun de sakene som står på dagsordenen under som kan behandles av årsmøtet.

Dagsorden:

Sak 1: Valg av 1 møteleder, 1 referent, 2 til å underskrive protokoll, 3 til tellekorps.
Sak 2: Årsberetning for 2014, se vedlegg 1
Sak 3: Årsregnskap for 2014/Budsjett 2015 med revisors beretning, se vedlegg 2
Sak 4: Medlem Anita Villen Lie fremlegger sak om at man må være medlem i NYTK for å delta på NYTK’s
mestvinnerlister for Yorkshire Terrier, se vedlegg 3
Sak 5: A) Styret  fremlegger sak om at det blir tildelt pokal til 1-3 plass på mestvinnerlisten.
B)  Medlem Anne Lise Thorsen fremlegger sak om at man går tilbake og har 2
mestvinnerlister, èn for hannhunder og èn for tisper. Man får da mestvinnende Yorkshire Terrier og
mestvinnende motsatt kjønn, se vedlegg 4
Sak 6: Medlem Tone E. Gulbrandsen fremmer forslag om at NYTK har artikler som f.eks kalender,
klistremerker, genser etc til salgs for inntekt til klubben, se vedlegg 5
Sak 7: A)  NKK har gitt tilbakemelding om redaksjonell endring i lovene. B) Styret fremlegger sak om
justering av Valgkomiteens retningslinjer.  se vedlegg 6
Sak 8: Premieoverrekkelse av Mestvinnende Yorkshire Terrier 2014,  Gro M. Johnsen’s
Årets Debutant, Årets Unghund, Årets Oppdretter og Årets Agility York
Sak 9: Valg, se vedlegg 7
Til styret: Leder for 2 år, styremedlem nr 2 for 2 år, styremedlem nr 3 for 2 år, 1 vara for 2 år, 1 vara  for 1 år.
Til valgkomiteen:  medlem nr 2 for 1 år, vara for 1 år.

Vedlegg 1 NYTK’s Årsberetning for 2014

– I 2014  har vi hatt 1 styremøte. Referat er offentligjort og ligger på nytk.no

– Utstillingskomiteen har hatt 1 møte i forkant av Rasespesialen. Den ble holdt som tidligere på Drammen Camping. I år holdes Rasespesialen 05.09.15 i sammenheng med helgen da Europautstillingen
arrangeres. Dette er på Norges Varemesse i Lillestrøm. I 2016 blir Rasespesialen som tidligere på
Drammen Camping.

– NYTK sin hjemmeside oppdateres jevnlig og mange gode artikler om rasen ligger der.

Oppfordrer også utstillere til å sende inn bilde og resultater. Har man andre ønsker om viktig informasjon om rasen som bør være på siden så gi oss en tilbakemelding på det.

-NYTK hadde 347 medlemmer i des. 2014. Dette er en oppgang fra 2013.

-2 pelsstellkurs ble arrangert i 2014 ( Oslo og Tromsø.) NYTK vil også holde pelsstellkurs i 2015 for
medlemmer av klubben.

– Det ble holdt et oppdretterseminar i mars 2014. Deltagelsen var stor og forespørsel om flere
oppdretterseminarer har vi fått.

– Distriktskontraktene i fylkene og andre initiativtakere har arrangert mange treff/turer i 2014 etc.

– 3 utgaver av YT- NYTT er utgitt i 2014
– NYTK hadde også i 2014 rasestand på Dogs4all.

– På nytk.no kan du melde deg på månedlig Nyhetsbrev fra NYTK.

– Mestvinnende Yorkshire Terrier 2014 ble No Se Ch Nv-14 Nord-v14 Henceforth’s Sailor Boy.
Årets Debutant og Årets Unghund ble Gudyork Showman. Årets Veteran ble C.I.B NORD SE NO FI DK EE LV CH DKVV-14 NVV-14 Stavregårdens Yorker Atomic Swing. Årets Oppdretter ble  Nina Grasmo med kennel Sweet Chanel. Årets agility Yorkshire terrier ble Bomballerina’s Elvis

Vedlegg 2
Tilleggskomentar: Vedr. tilbakeføring MVA fra NKK, dette ble utbetalt feil fra NKK da det kom i år 2015 istedenfor 2014. NKK har ikke gitt tilbakemelding om når betalingen ble utført og hva den inneholdt.  Men etter at vi tok kontakt med de så fikk vi tilbakemelding om at det ble overfør i år 2015 10 300,-.

Regnskap NYTK 2014

Vedlegg 3 Anita Villen Lie fremlegger sak om at man må være medlem i NYTK for å delta på NYTK’s mestvinnerlister for Yorkshire Terrier

Vedlegg 4  A) Styret fremlegger sak om at det blir tildelt pokal til 1-3 plass på mestvinnerlisten.
B) Anne Lise Thorsen fremlegger sak om at man går tilbake og har 2 mestvinnerlister, èn for
hannhunder og èn for tisper. Man får da mestvinnende Yorkshire Terrier og mestvinnende motsatt kjønn,

Vedlegg 5 Tone E. Gulbrandsen fremmer forslag om at NYTK har artikler som f.eks kalender, klistremerker,
genser etc til salgs for inntekt til klubben.

Vedlegg 6  Styrets forslag til ny § 3-2 i NYTKs lover samt ny instruks for Valgkomiteen m.fl.

NYTK ble i (likhet med alle andre medlemsklubber) pålagt av NKK å utarbeide nye lover i samsvar med NKKs lovmal 2012. Det ble imidlertid ikke laget noen ny oppdatert instruks for Valgkomiteen på samme tid. Deler av den teksten som en slik instruks burde inneholde ble i stedet tatt direkte inn i NYTKs lover.

Anette Jahr har nå laget tekst til ny instruks til Valgkomiteen og det er da undøvendig med så mye tekst i NYTKs lover § 3-2. Det er derfor naturlig å fjerne de deler av dagens § 3-2 som systematisk hører hjemme i en instruks. Dette er også i tråd med NKKs anbefaling, jf at NKK skal godkjenne NYTKs lover.

Merk at teksten i kursiv under er det eneste som er ”NYTKs egen tekst” (slik vi har lov å ha). Resten av paragrafen er tekst som NYTK er pålagt å ha iht NKKs lovmal. Den kan derfor ikke endres av årsmøtet.

Styrets forslag til vedtak: ”Årsmøtet vedtok følgende ny § 3-2 i NYTKs lover:

3-2 Møte og stemmerett

Alle klubbens medlemmer som har betalt kontingenten for det år årsmøtet avholdes har møterett og stemmerett på årsmøtet. Med medlem forstås kun person med gyldig medlemskap.

Alle medlemmer over 15 år har fulle medlemsrettigheter og er valgbare til verv i klubben.

Det kan stemmes ved personlig fremmøte, ved forhåndsstemme eller ved fullmakt.

Et medlem kan kun møte med en fullmakt. Forhåndsstemmer kan kun brukes på valg, ikke på saker. Stemmegivningen ved forhåndsstemming skal være hemmelig”

B. Vedtagelse av ny instruks for valkomiteen, styret og tellekorpset i NYTK.

Bakgrunn: NYTKs instruks til valgkomiteen stammer fra før NYTK fikk nye lover i 2012. Den er derfor overmoden for oppdatering. I vedlagte forslag er instruksen ajourført i forhold til NYTKs lover av 2012. Den teksten som er fjernet fra § 3-2 i forslaget over er tatt med i den nye instruksen.

Styrets forslag til vedtak: ”Årsmøtet vedtok ny instruks for Valgkomiteen, Styret og Tellekorpset i NYTK”.

Vedlegg:

 INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN, STYRET OG TELLEKORPSET I NYTK

 Vedtatt på årsmøte 2015 jf NYTKs lover § 3-4.

 1. Ved eventuell motstrid mellom instruksen og NYTKs lover skal NYTKs lover gjelde.

2. Valgkomiteen (”VK”) velges på årsmøtet, jf NYTKs lover § 3-4. Årsmøtet velger leder, to medlemmer og ett varamedlem til VK. Funksjonstiden er 2 år for alle. Hvis et medlem av VK trekker seg trer vara inn som medlem. VKs leder har ansvar for komiteens arbeid jf NYTKs lover § 5-1.

3. Årsmøtet avholdes hvert år innen 15 april jf NYTKs lover § 3-1. Styret gir VKs leder beskjed om dato så snart den er klar. Styret skal sende varsel til medlemmene med tid og sted for årsmøtet senest 8 uker før årsmøtedato jf § 3-3. I dette 8-ukersvarselet skal styret bla opplyse om hvilke verv som er på valg, hvilken funksjonstid vervet har samt adresse for hvor forslag til VK ang personer til valg skal sendes jf § 3-3. Styret trenger derfor informasjon fra VK om dette i god tid før varselet sendes, slik at korrekturlesning osv kan skje før 8-ukersvarsel sendes.

4. Ansvaret for korrekte opplysninger til medlemmene om verv på valg og funksjonstid er VKs. Alle verv er på 2 års varighet, men nøyaktig hvilke verv som er på valg det enkelt år vil fremgå ved å sammenligne med forrige års årsmøteprotokoll. VK avgjør om det er nødvendig å justere ned funksjonstiden til 1 år for et verv (typisk hvor et medlem som skulle sitte i 2 år trekker seg etter 1 år) slik at kontinuiteten sikres ved at styret og valgkomite til enhver tid består av noen nye medlemmer og noen som allerede har hatt vervet i 1 år.

5. Forslag fra medlemmene til VK om personer til valg skal være poststemplet eller levert VK (”i hende”) innen 5 uker før årsmøtedato, jf § 3-5. Følgende skal deretter skje i 14-dagers perioden mellom 5 og 3 uker før årsmøtet:

VK skal kontakte alle foreslåtte kandidater for å få bekreftet at de ønsker å stille til valg. Merk at årsmøtet ikke har adgang til å foreslå helt nye kandidater på årsmøtet (jf NYTKs lover § 3-4  Endringsforslag til saker på dagsorden kan fremsettes under årsmøtet, dog ikke ved valg”). Det er derfor viktig at det er avklart på forhånd om vedkommende ønsker å stille til valg.

Det står videre i NYTKs lover § 5-1 at ”Valgkomiteen (…) skal selv fremme forslag på kandidater til alle de verv som skal besettes”. Dette er IKKE en rett for VK til å bestemme om noen kan eller ikke kan stille til valg!  De eneste som ikke kan ha verv er:

a)  Medlemmer under 15 år jf NYTKs lover § 3-2.

b) Personer som er dømt for dyremishandling etter ”Lov om dyrevelferd” jf NYTKs lover § 3-4

c) Personer som ikke har betalt medlemskontingent jf NYTKs lover § 3-2.

Hvis en foreslått person ikke oppfyller de ovennevnte kriteriene kan VK oppfordre vedkommende om å trekke sitt kandidatur. Men skjer ikke dette skal VK videreformidle personens kandidatur og det er deretter årsmøtet som bestemmer om vedkommende kan velges eller ikke. VK gjør i så fall årsmøtet oppmerksom på det forholdet som hindrer valgbarhet. VK bør spørre kandidater som stiller til valg om de har betalt kontingent.

Merk at NYTKs lover ikke skiller mellom husstandsmedlemmer og ”vanlige” medlemmer. Husstandsmedlemmer kan derfor også stille til valg (og stemme på årsmøtet).

6. At VK skal fremme forslag på kandidater til alle verv jf § 5-1 betyr at VK skal sørge for at det er kandidater til alle verv. VK er ikke forpliktet til å finne ytterligere kandidater hvis det allerede er kommet nok forslag til å fylle alle verv. Men VK har alltid rett til å gjøre dette. I tillegg: Hvis noen skulle trekke sitt kandidatur på årsmøtet har ikke årsmøtet rett til å fremme forslag om en ny person. VK bør ta dette med i betraktning og foreslå ekstra kandidater hvis det er usikkerhet her.

7. Det er ønskelig at VK tar hensyn til at NYTK er en landsdekkende raseklubb og vurderer mulige kandidater fra andre kanter av landet enn det sentrale Østlandsområdet. Det er også ønskelig med en jevn kjønnsfordeling. Klubbens revisor og vararevisor foreslås av styret.

8. Når VK har klart for seg hvem som stiller til hvilke verv skal VK kontakte styret som kan uttale seg om kandidatene til styreverv. Styret kan foreslå alternative kandidater som VK kan velge å fremme eller ikke, jf at styret ikke har forslagsrett etter at 5-ukersfristen har gått ut. Slik rett har VK, jf at det er VKs mest sentrale oppgave å sørge for at det stiller egnede kandidater til valg.

9. VK skal deretter komme med sin anbefaling til medlemmene. Denne trykkes i innkallingen til årsmøtet. VK bør følge styrets eventuelle ønsker i sin eventuelle anbefaling til medlemmene, for så vidt gjelder valg til styret.

a)      Hvis det kun er 1 kandidat til hvert verv uttales følgende: ”Valgkomiteens uttalelse: Ettersom  det kun er en kandidat til hvert verv avstår Valgkomiteen fra å foreta en anbefaling av kandidatene, jf Valgkomiteens instruks av 2015”. 

b)      Hvis det er mer enn 1 kandidat til et eller flere verv uttales følgende: ”Valgkomiteens uttalelse: Det er mer enn 1 kandidat til verv som [her nevnes vervet/vervene]. Valgkomiteens anbefaling til medlemmene er å stemme på følgende kandidat(er): [her nevnes navn]. Anbefalingen skal ikke begrunnes, jf Valgkomiteens instruks av 2015”.  Grunnen til at VKs anbefaling ikke skal begrunnes er at årsmøtet har valgt VK i tillit til at denne foretar fornuftige vurderinger. Det er da unødvendig å beskrive nærmere hvorfor VK foretrekker en kandidat fremfor en annen. Dersom årsmøtet ønsker en begrunnelse kan den gis muntlig på årsmøtet.

c)      VK kan velge å avstå fra å anbefale noen selv om det er flere kandidater til samme verv. I så fall uttales følgende: ”Valgkomiteens uttalelse: Valgkomiteen anser alle kandidater som jevnbyrdige og avstår fra en særskilt anbefaling av enkelte kandidatur, jf Valgkomiteens instruks”.

10. VK utarbeider deretter stemmeseddel for forhåndsstemmer og sender denne til styret i god tid før innkallelsen til årsmøtet går i trykken, slik at det kan leses korrektur m.m. Stemmeseddelen sendes sammen med innkallingen og utformes med ja eller blankt som eneste svaralternativer.

Stemmeseddelen skal opplyse om at stemmen må være mottatt (poststemplet eller i hende) senest en uke før årsmøtet og om navn og adresse til VK, samt fremgangsmåten ved forhåndsstemmegivning med følgende tekst (på stemmeseddelen): «Du kan kun sende forhåndsstemme på valg av personer til verv i NYTK, ikke på saker. Forhåndsstemmegivningen skal være hemmelig. Legg den ferdig utfylte stemmeseddelen i en blank/anonym konvolutt. Legg den blanke konvolutten i en ny konvolutt som adresseres [dit VK bestemmer]. For at stemmen din skal være gyldig må du også skrive navnet ditt som avsender på den ytterste konvolutten. Stemmeseddelen må være poststemplet eller levert til VK senest en uke før årsmøtet». VK bør skrive på stemmeseddelen konkret hvilken dato dette er.

11. Når VK deretter mottar forhåndsstemmer fra medlemmer skal det noteres på konvolutten når den er mottatt hvis den ikke er poststemplet, jf at de skal være postlagt eller VK i hende senest innen 1 uke før årsmøtet jf NYTKs lover § 3-2.

12. Stemmegivning på årsmøtevalg er hemmelig, jf NYTKs lover § 3-2. VK skal ikke gi informasjon om hvem som har stemt i perioden frem til årsmøtet. VK står fritt til å informere styret om antall innkomne forhåndsstemmer, jf at det er i klubbens og medlemmenes interesse at medlemmene oppfordres av styret til å benytte seg av sin stemmerett.

13. VK medbringer til årsmøtet (1) en liste over alle medlemmer som har sendt inn forhåndsstemmer, med dato for poststempel eventuelt dato for mottagelse av stemmer som er levert uten postgang, samt (2) de mottatte forhåndsstemmene uåpnet/slik de ble mottatt. Listen og forhåndsstemmene leveres til årsmøtets valgte tellekorps.

14. Tellekorpsets oppgaver på årsmøtet: Navneliste sendes rundt hvor alle fremmøtte skriver seg på. Så stemmer årsmøtet skriftlig over personer til verv, og tellekorpset trekker seg tilbake med listen over de fremmøtte, stemmene fra de fremmøtte og forhåndsstemmene. Forhåndsstemmer fra medlemmer som møter på årsmøtet skal ikke telles og fjernes før opptellingen. Tellekorpset vurderer gyldigheten av stemmene. Forhåndsstemmer uten poststempel anses rettidige hvis de er mottatt av VKs leder innen utløpet av normal postgang. Ved tvil om personers valgbarhet eller stemmeseddels gyldighet hos tellekorpset, årsmøtedeltagere, styret osv gis ordstyrer beskjed og årsmøtet tar stilling. Etter endt opptelling meddeler tellekorpset resultatet til årsmøtets ordstyrer, som annonserer resultatet.

15. Generelt: Det står i NYTKs lover § 3-2 at: ”Forhåndsstemmer kan kun brukes på valg, ikke på saker”. Grunnen til at forhåndsstemmer kun kan brukes på personer og ikke på saker er at de sakene som står på dagsordenen kan trenge justering på årsmøtet gjennom debatt eller koordinering med andre innspill/forslag. Forhåndsstemming over saker ville gjøre dette umulig. Det står videre i § 3-4 at: Kun de oppgitte saker eller forslag kan behandles. Endringsforslag til saker på dagsorden kan fremsettes under årsmøtet, dog ikke ved valg. Benkeforslag er ikke tillatt. At endringsforslag på valg ikke er tillatt betyr at dersom en kandidat som har stilt til valg trekker seg, kan ikke årsmøtet velge en helt ny person som ikke også har stilt til valg. At benkeforslag ikke er tillatt er egentlig unødvendig å ha med, for det fremgår allerede at kun oppgitte saker eller forslag kan behandles. Det vil si at helt nye saker ikke kan tas opp på årsmøtet. Dog er det anledning til å gjøre endringer eller justeringer i saker som står på agendaen.

Vedlegg 7  – Valg

Valgkomiteen anser kandidatene under som vel egnet og ønsker NYTKs medlemmer lykke til med valget.

Stemmeseddel for kandidater til valg kan printes ut HER

Stemmeseddel for saker til valg kan printes ut HER

318585_178583268886265_485222270_n

Om NYTK

Se også

Referat møte valgkomiteen 16.02.20

Referat fra møte i valgkomiteen i NYTK Møtedato: 16.02.20 Nett/telefonmøte Nils Bergseng, Bente S. Gunnerud, …

Legg igjen en kommentar